Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 20 oktober 2026

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens [COMPANY NAME] ("officedash", "wij") verwerkt als je officedash gebruikt, waarom, hoe lang we ze bewaren en hoe je ze kunt laten verwijderen. We volgen de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor je eigen account zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die je organisatie over haar mensen in officedash zet, is je organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij die gegevens namens haar.

Je account

Wat we bewaren: Je naam, je e-mailadres en de naam van je bedrijf. Je wachtwoord bewaren we alleen als eenrichtingshash, nooit als leesbare tekst. Zolang je bent ingelogd, bewaren we een sessie met de vervaldatum, je IP-adres en de naam van je browser.
Waarom: Om je account aan te maken, je in te loggen, het account te beveiligen en je erover te kunnen mailen. De grondslag is de overeenkomst met jou (artikel 6, lid 1, onder b AVG).
Hoe lang: Zolang je account bestaat. Een sessie eindigt als je uitlogt of na 7 dagen zonder gebruik. Links om je e-mailadres te bevestigen of je wachtwoord te herstellen werken maar korte tijd.
Zo laat je het verwijderen: Je verwijdert je workspace zelf in de app onder Instellingen → Account → Workspace verwijderen. Hij wordt meteen verwijderd, samen met je account en alle gegevens van de workspace, en een lopend abonnement wordt opgezegd. Kun je niet inloggen, mail ons dan op hello@officedash.app vanaf het adres van het account, dan verwijderen we hem voor je.

E-mails die we sturen

Wat we bewaren: Je e-mailadres en de inhoud van de e-mail: de link om je adres te bevestigen of je wachtwoord te herstellen.
Waarom: Om te controleren dat het adres van jou is, en om je weer binnen te laten als je je wachtwoord vergeten bent. We versturen deze e-mails via Resend (Resend, Inc.), die je e-mailadres als verwerker namens ons verwerkt.
Hoe lang: We bewaren geen kopie van de e-mails. Resend bewaart afleveringsgegevens een beperkte tijd, volgens zijn eigen bewaarregels.
Zo laat je het verwijderen: Als je je account verwijdert, stoppen alle e-mails. Wil je de afleveringsgegevens bij Resend eerder laten verwijderen, mail ons dan op hello@officedash.app.

Personeelsgegevens uit HoorayHR

Wat we bewaren: Alleen voor een werkruimte die HoorayHR heeft gekoppeld: de namen, foto's, verjaardagen, jubilea, startdata en afwezigheid van de mensen in je organisatie, voor zover de tv ze laat zien. De inloggegevens van de HoorayHR-koppeling bewaren we versleuteld.
Waarom: Om op de kantoor-tv te laten zien wie er is, wie er weg is, wie er nieuw is en wie er jarig is, zoals je organisatie ons heeft gevraagd. Je organisatie is verantwoordelijk voor deze gegevens; wij verwerken ze namens haar.
Hoe lang: We halen de personeelsgegevens op als de tv ze nodig heeft en bewaren ze niet langer dan de tv ze op dat moment toont. De versleutelde inloggegevens bewaren we tot de koppeling wordt verwijderd.
Zo laat je het verwijderen: Ontkoppel HoorayHR op de pagina Integraties in de app: de inloggegevens worden verwijderd en er worden geen personeelsgegevens meer opgehaald. De personeelsgegevens zelf beheer je in HoorayHR.

Spotlightfoto's en kudos

Wat we bewaren: De foto's en teksten die je team aan een spotlight toevoegt, en kudos: de namen van de afzender en de ontvanger en het bericht. Dat geldt ook voor kudos die vanaf een telefoon zijn gestuurd op /kudos, na het scannen van de code op de tv.
Waarom: Om ze op je kantoor-tv te laten zien, en daarvoor gebruikt je organisatie officedash.
Hoe lang: Tot iemand in je werkruimte ze verwijdert, of de werkruimte wordt verwijderd. De tv toont kudos maar een beperkt aantal dagen.
Zo laat je het verwijderen: Verwijder een spotlight, of verberg of verwijder een kudo, in de app. Wie in een spotlight of kudo genoemd wordt, kan het ons ook vragen via hello@officedash.app.

Locaties en de kaart

Wat we bewaren: De naam en coördinaten van je kantoorlocaties. Als je een locatie op de kaart kiest, laadt je browser de kaarttegels rechtstreeks van OpenStreetMap, dat daarbij je IP-adres ziet, zoals elke website die je bezoekt.
Waarom: Om voor elk kantoor het juiste weer, de juiste tijd en de juiste mensen te tonen, en om je een locatie op een kaart te laten kiezen. De tegelservers van OpenStreetMap worden beheerd door de OpenStreetMap Foundation, onder haar eigen privacybeleid.
Hoe lang: Locaties bewaren we tot je ze verwijdert, of de werkruimte. Hoe lang OpenStreetMap zijn serverlogs bewaart, bepalen wij niet.
Zo laat je het verwijderen: Verwijder een locatie in de app. Wil je niet dat OpenStreetMap je IP-adres ziet, typ dan de coördinaten in plaats van de kaart te gebruiken.

Weer

Wat we bewaren: Alleen de coördinaten van je kantoorlocaties, niets over mensen.
Waarom: Onze server vraagt Open-Meteo om de weersverwachting op die coördinaten, om het weer op de tv te tonen. Je browser neemt geen contact op met Open-Meteo en er worden geen persoonsgegevens verstuurd.
Hoe lang: Weersverwachtingen worden niet met persoonsgegevens opgeslagen.
Zo laat je het verwijderen: Er zijn geen persoonsgegevens om te verwijderen. Als je een locatie verwijdert, stoppen de weersverwachtingen ervoor.

Betalingen

Wat we bewaren: Als je voor een abonnement betaalt, vul je je kaart- of bankgegevens in op de betaalpagina van Stripe. Die gaan rechtstreeks naar Stripe en komen nooit op de servers van officedash. Van Stripe krijgen we alleen wat de facturatie nodig heeft: je abonnement, de betaalstatus, en de factuurnaam, het adres en het btw-nummer voor de factuur.
Waarom: Om je abonnement in rekening te brengen en de facturen te bewaren, zoals de overeenkomst en de belastingwet vereisen. Stripe verwerkt de betaling onder zijn eigen privacybeleid.
Hoe lang: Facturen en factuurgegevens 7 jaar, zoals de fiscale bewaarplicht vereist.
Zo laat je het verwijderen: Factuurgegevens die we wettelijk moeten bewaren, kunnen we niet eerder verwijderen. Al het andere wordt met je account verwijderd.

Serverlogs

Wat we bewaren: Technische gegevens over verzoeken en fouten: het tijdstip, het opgevraagde adres, het antwoord en foutmeldingen. Daar kan je IP-adres in staan. Wachtwoorden en sessietokens staan er nooit in.
Waarom: Om officedash veilig en werkend te houden, en om fouten te vinden en op te lossen. Dat is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Hoe lang: Hoogstens 30 dagen, daarna worden ze verwijderd.
Zo laat je het verwijderen: Logs worden automatisch verwijderd. Wil je ze eerder laten verwijderen, mail ons dan op hello@officedash.app.

Hosting en back-ups

Wat we bewaren: officedash draait op een virtuele server die we huren van Hostinger International Ltd. (Cyprus), in een datacenter in de EU. De gegevens uit dit beleid worden daar opgeslagen. Elke nacht gaat een kopie van de database als back-up naar objectopslag van Hetzner Online GmbH (Duitsland), in Duitsland.
Waarom: Om officedash te laten draaien en je gegevens na een storing te kunnen herstellen. Hostinger en Hetzner verwerken de gegevens alleen in onze opdracht, als onze verwerkers onder hun verwerkersovereenkomsten. Dat hoort bij het leveren van de dienst (artikel 6, lid 1, onder b AVG) en bij ons gerechtvaardigd belang om geen gegevens te verliezen (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Hoe lang: De live database bewaart gegevens zo lang als elke sectie hierboven zegt. De nachtelijke back-ups worden 14 dagen bewaard. Hostinger maakt daarnaast wekelijks een back-up van de hele server, die het volgens zijn eigen bewaartermijn bewaart.
Zo laat je het verwijderen: Gegevens die je in officedash verwijdert, verdwijnen meteen uit de live database, en uit de back-ups zodra die verlopen: na 14 dagen voor de nachtelijke back-ups. Vragen? Mail ons op hello@officedash.app.

Cookies en lokale opslag

Wat we bewaren: Alleen functionele cookies: een sessiecookie die je ingelogd houdt, en een cookie die je taal onthoudt. De pagina om een tv in te stellen bewaart haar instellingen in de lokale opslag van je browser. Er zijn geen tracking-, analyse- of advertentiecookies.
Waarom: Ze zijn nodig voor de functies die je gebruikt, en daarom is er geen cookiebanner.
Hoe lang: De sessiecookie tot je uitlogt of de sessie afloopt; de taalcookie hoogstens een jaar; de lokale opslag tot je die wist.
Zo laat je het verwijderen: Log uit, of wis de cookies en sitegegevens van officedash in je browser.

Je rechten

Onder de AVG kun je ons vragen je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, ze in een overdraagbaar formaat te krijgen, en de verwerking te beperken of te stoppen. Mail ons op hello@officedash.app; we antwoorden binnen een maand. Gaat het verzoek over personeelsgegevens die je organisatie beheert, dan sturen we het door naar je organisatie, die beslist.

Je kunt ook een klacht indienen bij een toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

[COMPANY NAME] is verantwoordelijk voor dit beleid. Stuur vragen over privacy naar hello@officedash.app. Ons adres en onze registratiegegevens staan in het colofon.