Dienste

Ein Dienst ist eine wiederkehrende Aufgabe im Büro, die jemand übernehmen muss, zum Beispiel das Telefon, die Küche oder der Ersthelfer in Bereitschaft. Du richtest jeden Dienst einmal unter Dienste ein, teilst die Personen ein, die ihn übernehmen, und das Widget Dienstplan auf deinem Fernseher zeigt, wer heute oder diese Woche Dienst hat.

1. Was ein Dienst ist und wie du ihn anlegst

Ein Dienst hat einen Namen und eine Liste von Einteilungen. Eine Einteilung ist eine Person mit einem Zeitplan, der festlegt, an welchen Tagen sie Dienst hat. Dienste listet deine Dienste in der Reihenfolge auf, in der du sie angelegt hast, jeweils mit ihren Einteilungen.

Öffne Dienste und klicke auf Neuer Dienst. Ist die Liste noch leer, steht derselbe Button unter „Noch keine Dienste“.
Fülle den Name des Dienstes aus. Er ist erforderlich und darf 1 bis 40 Zeichen lang sein. Gute Beispiele sind Telefon, Küche oder Ersthelfer.
Klicke auf Dienst hinzufügen. Mit Abbrechen schließt du das Fenster, ohne zu speichern.

Ein neuer Dienst startet ohne eingeteilte Person: Auf der Karte steht „Für diesen Dienst ist noch niemand eingeteilt.“ Zum Speichern wird JavaScript im Browser benötigt.

2. Personen und Zeitpläne einteilen

Klicke bei einem Dienst auf Einteilung hinzufügen, um eine Person einzuteilen. Das Formular fragt nach einer Person und einem Zeitplan.

Name: die Person. Hat dein Account Mitarbeitende, suchst du in deinem Team und wählst eine Kollegin oder einen Kollegen, oder du wählst die letzte Option, um den Namen von jemandem einzugeben, der nicht in der Teamliste steht. Ohne Mitarbeitende ist es ein einfaches Textfeld. Ein Name darf bis zu 80 Zeichen lang sein. Wählst du eine Person aus dem Team, wird ihr aktueller Name verwendet, nicht das, was du getippt hast.
Zeitplan: wie die Tage festgelegt werden. Er beginnt bei Wöchentlich. Es gibt vier Arten, und das Formular zeigt nur die Felder der gewählten Art:
- An einem Datum: ein Datum.
- Für einen Zeitraum: ein Startdatum und ein Enddatum, beide erforderlich. Das Enddatum darf derselbe Tag wie das Startdatum sein, aber nicht davor liegen.
- Wöchentlich: hake unter An die Wochentage an (mindestens einen), wähle bei Wiederholung, wie oft er sich wiederholt (alle 1 bis 8 Wochen), und lege ein Startdatum und ein optionales Enddatum (optional) fest.
- Monatlich, an einem Wochentag: wähle bei Welcher Erster, Zweiter, Dritter, Vierter oder Letzter, den Wochentag, bei Wiederholung wie oft er sich wiederholt (alle 1 bis 12 Monate), ein Startdatum und ein optionales Enddatum (optional).

Klicke auf Einteilung hinzufügen, um zu speichern, oder auf Abbrechen, um das Formular zu verlassen. Jede Einteilung zeigt danach die Person und den Zeitplan in Worten, zum Beispiel „alle 2 Wochen am Mittwoch“. Ein Dienst kann beliebig viele Personen haben, und ihre Zeitpläne dürfen sich überschneiden: Jeder, dessen Zeitplan zu einem Tag passt, hat an diesem Tag Dienst.

3. Wer Dienst hat und wie die Rotation funktioniert

OfficeDash betrachtet jede Einteilung einzeln. Eine Person hat an einem Tag Dienst, wenn dieser Tag zu ihrem Zeitplan passt. Es gibt keine automatische Übergabe von einer Person an die nächste: OfficeDash rotiert Personen nicht von selbst.

Damit sich Personen abwechseln, gib jeder Person einen eigenen wiederkehrenden Zeitplan. Anna bekommt zum Beispiel einen wöchentlichen Zeitplan von Montag bis Freitag, der sich alle 2 Wochen wiederholt und an einem Montag beginnt. Ben bekommt denselben Zeitplan mit Start am Montag eine Woche später. Dann hat Anna in einer Woche Dienst, Ben in der nächsten, und so weiter.

Die Regeln hinter den Zeitplänen:

Start- und Enddatum zählen mit. Ein Tag vor dem Startdatum hat nie Dienst. Ein leeres Enddatum bei einem wöchentlichen oder monatlichen Zeitplan bedeutet, dass er kein Ende hat.
Alle N Wochen zählt Kalenderwochen von Montag bis Sonntag, beginnend mit der Woche, die das Startdatum enthält. Diese Woche zählt als erste, darin passen also nur die gewählten Wochentage am oder nach dem Startdatum. Das Startdatum muss kein Montag sein.
Alle N Monate zählt Monate ab dem Monat des Startdatums. In einem passenden Monat bedeutet Erster bis Vierter das erste bis vierte Vorkommen dieses Wochentags im Monat, und Letzter sein letztes Vorkommen.
„Heute“ ist das Datum am Standort des Dashboards, das das Widget zeigt, in der Zeitzone dieses Standorts, und die Woche reicht von Montag bis Sonntag. Das Widget wechselt dort um Mitternacht.

4. Den Zeitplan ändern

Um eine Einteilung zu ändern, klicke dort auf Bearbeiten. Sie wird zum selben Formular, ausgefüllt mit den gespeicherten Werten. Klicke auf Änderungen speichern oder auf Abbrechen, um alles zu lassen, wie es war.
Um eine Person aus einem Dienst zu nehmen, klicke bei ihrer Einteilung auf Entfernen. Sie wird sofort entfernt, ohne Rückfrage.
Um einen Dienst umzubenennen, klicke auf Umbenennen, tippe den neuen Namen und klicke auf Namen speichern. Mit Abbrechen verlässt du das Formular.
Um einen Dienst zu löschen, klicke bei ihm auf Löschen. OfficeDash fragt „Diesen Dienst und alle Einteilungen löschen? Das lässt sich nicht rückgängig machen.“ Bestätige mit Ja, löschen oder klicke auf Abbrechen. Alle Einteilungen verschwinden mit ihm. Ein Widget Dienstplan, das auf einen gelöschten Dienst zeigt, sagt „Diesen Dienst gibt es nicht mehr“, bis du in seinen Einstellungen einen anderen Dienst wählst.

Die Buttons erscheinen nur, wenn dein Account sie erlaubt: Neuer Dienst braucht das Recht, Dienste anzulegen, Einteilung hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen und Umbenennen das Recht, sie zu bearbeiten, und Löschen das Recht, sie zu entfernen. Der Account-Inhaber darf immer alles. Ist das Abonnement des Accounts abgelaufen, wird das Speichern abgelehnt, bis es wieder aktiv ist.

Änderungen erscheinen auf dem Fernseher nach seiner nächsten Aktualisierung im Hintergrund, standardmäßig alle 5 Minuten. Du musst den Fernseher nicht neu starten.

5. Wo es auf dem Fernseher erscheint

Ein gekoppelter Fernseher zeigt Dienste nur über das Widget Dienstplan. Ein neues Dashboard hat es nicht auf seinen Starter-Folien, du fügst es also selbst hinzu: Öffne das Dashboard unter Dashboards, klicke auf einem Platz auf Widget hinzufügen und wähle Dienstplan. Widgets werden in Widgets und Kachelgrößen erklärt und der Editor in Dashboards und der Folien-Editor.

Klicke am Widget auf Einstellungen, um zu wählen, was es zeigt:

Dienst: der Dienst, der gezeigt wird. Die Liste bietet deine Dienste an, beginnend mit „Dienst auswählen“. Ein Widget zeigt einen Dienst, für zwei Dienste brauchst du also zwei Widgets. Solange noch kein Dienst gewählt ist, sagt das Widget „Wähle einen Dienst in den Widget-Einstellungen“.
Anzeigen: Heute (die Vorgabe) oder Diese Woche.

Was das Widget zeigt:

Die Ansicht Heute hat die Überschrift „Telefon · Heute“ (mit dem Namen deines Dienstes) und eine Karte pro Person, die heute Dienst hat, in der Reihenfolge, in der du die Einteilungen angelegt hast. Hat niemand Dienst, steht dort „Niemand hat Dienst“.
Die Ansicht Diese Woche hat die Überschrift „Telefon · Diese Woche“ und eine Karte pro Einteilung, die in dieser Woche mindestens einmal Dienst hat, mit den Tagen als kurzen Wochentagsnamen. Die Karten sind nach dem ersten Diensttag sortiert, dann nach Anlegereihenfolge.
Das Widget passt auf alle Kachelgrößen von Ganze Folie bis Kleine Kachel. Die Wochenansicht funktioniert bei Ganze Folie, Halbe Spalte, Drittelspalte, Viertel, Breite Kachel und Hohe Kachel. Auf den kleineren Kacheln zeigt es heute, auch wenn Diese Woche eingestellt ist.
Wie viele Personen passen: 5 bei Ganze Folie, Halbe Spalte, Drittelspalte und Hohe Kachel, 3 bei Viertel und 2 bei Breite Kachel, Kleines Quadrat, Schmale Kachel und Kleine Kachel. Sind es mehr, wird der letzte Platz zu „+3 weitere“ oder ähnlich, eine Liste von 7 auf einer Ganzen Folie zeigt also 4 Personen und „+3 weitere“.
Eine Person, die mit einer ausgeblendeten Person verknüpft ist, wird nicht gezeigt. Bei einer verknüpften Person zeigt der Fernseher ihren aktuellen Namen und Avatar. Wird die Person gelöscht, bleibt die Einteilung mit dem darin gespeicherten Namen. Ein als freier Text getippter Name zeigt Initialen.

Die Seiten unter /tv/<slide> und die öffentliche Demo unter /demo zeigen Beispieldaten, nicht deine Dienste.