Permanences

Une permanence est une tâche récurrente du bureau que quelqu’un doit assurer, par exemple répondre au téléphone, s’occuper de la cuisine ou être le secouriste de service. Vous configurez chaque permanence une fois sur Permanences, vous y affectez les personnes qui l’assurent, et le widget Planning des permanences de votre TV affiche qui est de service aujourd’hui ou cette semaine.

1. Ce qu’est une permanence et comment en créer une

Une permanence a un nom et une liste d’affectations. Une affectation est une personne avec un planning qui indique quels jours elle est de service. Permanences liste vos permanences dans l’ordre où vous les avez créées, chacune avec ses affectations.

Ouvrez Permanences et appuyez sur Nouvelle permanence. Quand la liste est encore vide, le même bouton se trouve sous « Aucune permanence pour l’instant ».
Remplissez le Nom de la permanence. Il est obligatoire et compte de 1 à 40 caractères. Téléphone, Cuisine ou Secouriste sont de bons exemples.
Appuyez sur Ajouter la permanence. Appuyez sur Annuler pour fermer la fenêtre sans enregistrer.

Une nouvelle permanence commence sans personne : la carte indique « Personne n’est encore affecté à cette permanence. » L’enregistrement nécessite JavaScript dans le navigateur.

2. Affecter des personnes et des plannings

Appuyez sur Ajouter une affectation sur une permanence pour y affecter quelqu’un. Le formulaire demande une personne et un planning.

Nom : la personne. Si votre compte a des employés, vous cherchez dans votre équipe et choisissez un collègue, ou vous choisissez la dernière option pour saisir le nom de quelqu’un qui n’est pas dans la liste de l’équipe. Sans employés, c’est un simple champ de texte. Un nom peut compter jusqu’à 80 caractères. Si vous choisissez un employé, son nom actuel est utilisé, pas ce que vous avez saisi.
Planning : comment les jours sont déterminés. Il commence sur Chaque semaine. Il y a quatre types, et le formulaire n’affiche que les champs du type choisi :
- À une date : une Date.
- Pendant une période : une Date de début et une Date de fin, toutes deux obligatoires. La date de fin peut être le même jour que la date de début, mais pas avant.
- Chaque semaine : cochez les jours sous Le (au moins un), choisissez sous Répétition la fréquence (toutes les 1 à 8 semaines) et indiquez une Date de début et une Date de fin (facultative).
- Chaque mois, un jour de la semaine : choisissez sous Lequel Premier, Deuxième, Troisième, Quatrième ou Dernier, le Jour de la semaine, sous Répétition la fréquence (tous les 1 à 12 mois), une Date de début et une Date de fin (facultative).

Appuyez sur Ajouter l’affectation pour enregistrer, ou sur Annuler pour quitter. Chaque affectation affiche ensuite la personne et le planning en toutes lettres, par exemple « toutes les 2 semaines le mercredi ». Une permanence peut avoir autant de personnes que vous voulez, et leurs plannings peuvent se chevaucher : toute personne dont le planning correspond à un jour est de service ce jour-là.

3. Qui est de service et comment fonctionne la rotation

OfficeDash examine chaque affectation séparément. Une personne est de service un jour quand ce jour correspond à son planning. Il n’y a pas de passation automatique d’une personne à la suivante : OfficeDash ne fait pas tourner les personnes tout seul.

Pour que les personnes se relaient, donnez à chacune son propre planning récurrent. Par exemple, Anna a un planning hebdomadaire du lundi au vendredi, qui se répète toutes les 2 semaines et commence un lundi. Ben a le même planning, qui commence le lundi une semaine plus tard. Anna est alors de service une semaine, Ben la suivante, et ainsi de suite.

Les règles derrière les plannings :

Les dates de début et de fin sont incluses. Un jour avant la date de début n’est jamais de service. Une date de fin vide sur un planning hebdomadaire ou mensuel signifie qu’il n’a pas de fin.
Toutes les N semaines compte des semaines calendaires du lundi au dimanche, en commençant par la semaine qui contient la date de début. Cette semaine compte pour la première, donc seuls les jours choisis à partir de la date de début y correspondent. La date de début n’a pas besoin d’être un lundi.
Tous les N mois compte les mois à partir du mois de la date de début. Dans un mois qui correspond, Premier à Quatrième signifie la première à la quatrième fois que ce jour de la semaine revient dans le mois, et Dernier sa dernière fois.
« Aujourd’hui » est la date au lieu du tableau de bord qui affiche le widget, dans le fuseau horaire de ce lieu, et la semaine va du lundi au dimanche. Le widget change à minuit là-bas.

4. Modifier le planning

Pour modifier une affectation, appuyez sur Modifier dessus. Elle se transforme en le même formulaire, rempli avec les valeurs enregistrées. Appuyez sur Enregistrer les modifications, ou sur Annuler pour laisser tel quel.
Pour retirer une personne d’une permanence, appuyez sur Retirer sur son affectation. Elle est retirée aussitôt, sans confirmation.
Pour renommer une permanence, appuyez sur Renommer, saisissez le nouveau nom et appuyez sur Enregistrer le nom. Appuyez sur Annuler pour quitter.
Pour supprimer une permanence, appuyez sur Supprimer dessus. OfficeDash demande « Supprimer cette permanence et toutes ses affectations ? Cette action est irréversible. » Confirmez avec Oui, supprimer ou appuyez sur Annuler. Toutes ses affectations disparaissent avec elle. Un widget Planning des permanences qui pointe vers une permanence supprimée affiche « Cette permanence n’existe plus » jusqu’à ce que vous en choisissiez une autre dans ses réglages.

Les boutons n’apparaissent que si votre compte les autorise : Nouvelle permanence demande le droit de créer des permanences, Ajouter une affectation, Modifier, Retirer et Renommer le droit de les modifier, et Supprimer le droit de les retirer. Le titulaire du compte peut toujours tout faire. Quand l’abonnement du compte est terminé, l’enregistrement est refusé jusqu’à sa réactivation.

Les modifications apparaissent sur la TV après sa prochaine actualisation en arrière-plan, toutes les 5 minutes par défaut. Vous n’avez pas besoin de redémarrer la TV.

5. Où cela s’affiche sur la TV

Une TV associée n’affiche les permanences que par le widget Planning des permanences. Un nouveau tableau de bord ne l’a pas dans ses diapositives de départ, vous l’ajoutez donc vous-même : ouvrez le tableau de bord sur Tableaux de bord, appuyez sur Ajouter un widget sur un emplacement et choisissez Planning des permanences. Les widgets sont expliqués dans Widgets et tailles de tuile et l’éditeur dans Tableaux de bord et éditeur de diapositives.

Appuyez sur Réglages sur le widget pour choisir ce qu’il affiche :

Permanence : la permanence à afficher. La liste propose vos permanences, en commençant par « Choisir une permanence ». Un widget affiche une permanence, il faut donc deux widgets pour deux permanences. Tant qu’aucune permanence n’est choisie, le widget indique « Choisissez une permanence dans les réglages du widget ».
Afficher : Aujourd’hui (par défaut) ou Cette semaine.

Ce que le widget affiche :

La vue Aujourd’hui a le titre « Téléphone · Aujourd’hui » (avec le nom de votre permanence) et une carte par personne de service aujourd’hui, dans l’ordre où vous avez créé les affectations. Quand personne n’est de service, elle indique « Personne de permanence ».
La vue Cette semaine a le titre « Téléphone · Cette semaine » et une carte par affectation de service au moins une fois cette semaine, avec les jours en noms de jour abrégés. Les cartes sont classées par premier jour de service, puis par ordre de création.
Le widget convient à toutes les tailles de tuile, de Diapositive entière à Petite tuile. La vue de la semaine fonctionne sur Diapositive entière, Demi-colonne, Tiers de colonne, Quart, Tuile large et Tuile haute. Sur les tuiles plus petites, il affiche aujourd’hui, même si Cette semaine est réglé.
Le nombre de personnes qui tiennent : 5 sur Diapositive entière, Demi-colonne, Tiers de colonne et Tuile haute, 3 sur Quart et 2 sur Tuile large, Petit carré, Tuile étroite et Petite tuile. S’il y en a davantage, la dernière place devient « +3 de plus » ou similaire, donc une liste de 7 sur une Diapositive entière affiche 4 personnes et « +3 de plus ».
Une personne liée à un employé masqué n’est pas affichée. Pour un employé lié, la TV affiche son nom actuel et son avatar. Si l’employé est supprimé, l’affectation reste avec le nom enregistré dedans. Un nom saisi en texte libre affiche des initiales.

Les pages /tv/<slide> et la démo publique sur /demo affichent des données d’exemple, pas vos permanences.