Diensten

Een dienst is een terugkerende taak op kantoor die iemand moet doen, bijvoorbeeld de telefoon opnemen, de keuken of BHV-dienst. Je stelt elke dienst één keer in op Diensten, deelt de mensen in die hem doen, en de widget Dienstrooster op je tv laat zien wie vandaag of deze week dienst heeft.

1. Wat een dienst is en hoe je er een maakt

Een dienst heeft een naam en een lijst met indelingen. Een indeling is één persoon met een schema dat bepaalt op welke dagen die persoon dienst heeft. Diensten toont je diensten in de volgorde waarin je ze hebt gemaakt, elk met zijn indelingen.

Open Diensten en klik op Nieuwe dienst. Is de lijst nog leeg, dan staat dezelfde knop onder "Nog geen diensten".
Vul de Naam van de dienst in. Die is verplicht en mag 1 tot 40 tekens lang zijn. Goede voorbeelden zijn Telefoon, Keuken of BHV.
Klik op Dienst toevoegen. Met Annuleren sluit je het venster zonder op te slaan.

Een nieuwe dienst begint zonder ingedeelde mensen: op de kaart staat "Er is nog niemand voor deze dienst ingedeeld." Opslaan werkt alleen met JavaScript in de browser.

2. Mensen en schema's indelen

Klik bij een dienst op Indeling toevoegen om iemand in te delen. Het formulier vraagt om een persoon en een schema.

Naam: de persoon. Heeft je account medewerkers, dan zoek je in je team en kies je een collega, of je kiest de laatste optie om een naam in te typen van iemand die niet in de teamlijst staat. Zonder medewerkers is het een gewoon tekstveld. Een naam mag maximaal 80 tekens lang zijn. Kies je een medewerker, dan wordt diens huidige naam gebruikt, niet wat je hebt getypt.
Schema: hoe de dagen worden bepaald. Het begint bij Wekelijks. Er zijn vier soorten, en het formulier toont alleen de velden van de gekozen soort:
- Op één datum: één Datum.
- Voor een periode: een Startdatum en een Einddatum, allebei verplicht. De einddatum mag dezelfde dag zijn als de startdatum, maar niet eerder.
- Wekelijks: vink onder Op de weekdagen aan (minstens één), kies bij Herhaling hoe vaak het zich herhaalt (elke 1 tot 8 weken) en stel een Startdatum en een optionele Einddatum (optioneel) in.
- Maandelijks, op een weekdag: kies bij Welke Eerste, Tweede, Derde, Vierde of Laatste, de Weekdag, bij Herhaling hoe vaak het zich herhaalt (elke 1 tot 12 maanden), een Startdatum en een optionele Einddatum (optioneel).

Klik op Indeling toevoegen om op te slaan, of op Annuleren om het formulier te verlaten. Elke indeling toont daarna de persoon en het schema in woorden, bijvoorbeeld "om de 2 weken op woensdag". Een dienst kan zoveel mensen hebben als je wilt, en hun schema's mogen overlappen: iedereen wiens schema bij een dag past, heeft die dag dienst.

3. Wie dienst heeft en hoe de rotatie werkt

OfficeDash bekijkt elke indeling apart. Een persoon heeft op een dag dienst als die dag bij zijn of haar schema past. Er is geen automatische overdracht van de ene persoon naar de volgende: OfficeDash laat mensen niet zelf roteren.

Wil je dat mensen elkaar afwisselen, geef dan elke persoon een eigen herhalend schema. Anna krijgt bijvoorbeeld een wekelijks schema van maandag tot en met vrijdag, dat zich om de 2 weken herhaalt en op een maandag begint. Ben krijgt hetzelfde schema met start op de maandag een week later. Dan heeft Anna de ene week dienst, Ben de volgende, enzovoort.

De regels achter de schema's:

Start- en einddatum tellen mee. Een dag voor de startdatum heeft nooit dienst. Een lege einddatum bij een wekelijks of maandelijks schema betekent dat het geen einde heeft.
Elke N weken telt kalenderweken van maandag tot en met zondag, te beginnen met de week waarin de startdatum valt. Die week telt als de eerste, dus daarin passen alleen de gekozen weekdagen op of na de startdatum. De startdatum hoeft geen maandag te zijn.
Elke N maanden telt maanden vanaf de maand van de startdatum. In een passende maand betekent Eerste tot Vierde de eerste tot vierde keer dat die weekdag in de maand voorkomt, en Laatste de laatste keer.
"Vandaag" is de datum op de locatie van het dashboard waarop de widget staat, in de tijdzone van die locatie, en de week loopt van maandag tot en met zondag. De widget schakelt daar om middernacht over.

4. Het schema wijzigen

Om een indeling te wijzigen, klik je erbij op Bewerken. Ze verandert in hetzelfde formulier, ingevuld met de opgeslagen waarden. Klik op Wijzigingen opslaan, of op Annuleren om alles te laten zoals het was.
Om iemand van een dienst te halen, klik je bij die indeling op Verwijderen. Ze wordt meteen verwijderd, zonder vraag.
Om een dienst een andere naam te geven, klik je op Naam wijzigen, typ je de nieuwe naam en klik je op Naam opslaan. Met Annuleren verlaat je het formulier.
Om een dienst te verwijderen, klik je erbij op Verwijderen. OfficeDash vraagt "Deze dienst en alle indelingen verwijderen? Dit kan niet ongedaan worden gemaakt." Bevestig met Ja, verwijderen of klik op Annuleren. Alle indelingen verdwijnen met de dienst. Een widget Dienstrooster die naar een verwijderde dienst wijst, zegt "Deze dienst bestaat niet meer" totdat je in de instellingen een andere dienst kiest.

De knoppen staan er alleen als je account ze toestaat: Nieuwe dienst vraagt het recht om diensten aan te maken, Indeling toevoegen, Bewerken, Verwijderen bij een indeling en Naam wijzigen het recht om ze te bewerken, en Verwijderen bij een dienst het recht om ze te verwijderen. De accounthouder mag altijd alles. Is het abonnement van het account afgelopen, dan wordt opslaan geweigerd totdat het weer actief is.

Wijzigingen verschijnen op de tv na zijn eerstvolgende verversing op de achtergrond, standaard elke 5 minuten. Je hoeft de tv niet opnieuw te starten.

5. Waar hij op de tv te zien is

Een gekoppelde tv toont diensten alleen via de widget Dienstrooster. Een nieuw dashboard heeft die niet op zijn startdia's, dus voeg je hem zelf toe: open het dashboard onder Dashboards, klik op een plek op Widget toevoegen en kies Dienstrooster. Widgets staan uitgelegd in Widgets en tegelformaten en de editor in Dashboards en de slide-editor.

Klik bij de widget op Instellingen om te kiezen wat hij toont:

Dienst: de dienst die getoond wordt. De lijst biedt je diensten aan, te beginnen met "Kies een dienst". Eén widget toont één dienst, voor twee diensten gebruik je dus twee widgets. Zolang er nog geen dienst is gekozen, zegt de widget "Kies een dienst in de widgetinstellingen".
Toon: Vandaag (de standaard) of Deze week.

Wat de widget toont:

De weergave Vandaag heeft de kop "Telefoon · Vandaag" (met de naam van je dienst) en één kaart per persoon die vandaag dienst heeft, in de volgorde waarin je de indelingen hebt gemaakt. Heeft niemand dienst, dan staat er "Niemand heeft dienst".
De weergave Deze week heeft de kop "Telefoon · Deze week" en één kaart per indeling die deze week minstens één keer dienst heeft, met de dagen als korte weekdagnamen. De kaarten staan op eerste dag met dienst, daarna op aanmaakvolgorde.
De widget past op alle tegelformaten van Hele dia tot Kleine tegel. De weekweergave werkt op Hele dia, Halve kolom, Derde kolom, Kwart, Brede tegel en Hoge tegel. Op de kleinere tegels toont hij vandaag, ook als Deze week is ingesteld.
Hoeveel mensen passen: 5 op Hele dia, Halve kolom, Derde kolom en Hoge tegel, 3 op Kwart en 2 op Brede tegel, Klein vierkant, Smalle tegel en Kleine tegel. Zijn het er meer, dan wordt de laatste plek "+3 meer" of iets dergelijks, dus een lijst van 7 op een Hele dia toont 4 mensen en "+3 meer".
Een persoon die aan een verborgen medewerker is gekoppeld, wordt niet getoond. Bij een gekoppelde medewerker toont de tv de huidige naam en avatar. Wordt de medewerker verwijderd, dan blijft de indeling staan met de naam die erin is opgeslagen. Een als vrije tekst getypte naam toont initialen.

De pagina's onder /tv/<slide> en de openbare demo op /demo tonen voorbeeldgegevens, niet je diensten.