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Mitarbeitende

Die Liste unter Mitarbeitende ist dein Team in OfficeDash. Du legst Kolleginnen und Kollegen einmal an, von Hand oder mit einem Import aus deiner HR-Anwendung, und nutzt sie dann überall in der App und auf dem Büro-Fernseher.

1. Wofür die Liste der Mitarbeitenden da ist

  • Kolleginnen und Kollegen auswählen: Wenn du unter Kudos ein Kudo schreibst, unter Dienste einen Dienst vergibst oder unter Spotlights ein Spotlight anlegst, wählst du die Person aus dieser Liste.
  • Die Personen-Widgets auf dem Fernseher: Geburtstage, Dienstjubiläen, Abwesenheiten und neue Kolleginnen und Kollegen kommen aus der HR-Anwendung, die du verbunden hast. Die Liste der Mitarbeitenden bestimmt, wie jede importierte Person dort erscheint: mit ihrem Namen und Foto aus OfficeDash, oder gar nicht, wenn sie ausgeblendet ist. Ein Geburtstagsfeld gibt es in der Liste nicht: Geburtstage kommen aus der HR-Anwendung.
  • Ausgeblendete Mitarbeitende bleiben in der Liste, markiert mit Ausgeblendet, erscheinen aber nie auf dem Fernseher.

Der Kontoinhaber und Mitglieder, die Mitarbeitende ändern dürfen, sehen die Schaltflächen zum Hinzufügen, Bearbeiten, Ausblenden und Löschen. Andere Mitglieder können die Liste nur ansehen.

2. Der tägliche Import aus deiner HR-Anwendung

Hast du unter Integrationen eine HR- oder Planungsanwendung mit Mitarbeiter-Import verbunden, zum Beispiel HoorayHR, Shiftbase oder Simplicate, zeigt Mitarbeitende die Karte Aus Ihrer HR-Anwendung importieren. Ohne eine solche Verbindung erscheint die Karte nicht, und du fügst Mitarbeitende von Hand hinzu.

  1. Drücke die Import-Schaltfläche, zum Beispiel „Aus HoorayHR importieren“. Kurz darauf zeigt eine Zeile, wie viele Mitarbeitende neu, aktualisiert und ausgeblendet sind.
  2. Schalte Täglich synchronisieren ein, damit die Liste von selbst aktuell bleibt: Einmal am Tag werden neue Kolleginnen und Kollegen hinzugefügt und Namen, Jobtitel und Abteilungen aktualisiert. Die Karte zeigt, wann die letzte Synchronisierung lief oder wann sie fehlgeschlagen ist.

So funktioniert der Import:

  • Mitarbeitende werden über ihre ID in der HR-Anwendung zugeordnet, ein Import legt also nie Duplikate an. Von Hand hinzugefügte Mitarbeitende werden nie geändert.
  • Wer in der HR-Anwendung entfernt oder archiviert wird, bekommt das Kennzeichen „Nicht mehr in HoorayHR“ (mit dem Namen deiner Anwendung) und wird ausgeblendet. Gelöscht wird niemand.
  • Jede importierte Person hat statt Ausblenden und Einblenden eine Auswahl Sichtbarkeit: „Wie in HoorayHR“ (die Voreinstellung) zeigt oder verbirgt sie so wie die HR-Anwendung, Trotzdem zeigen zeigt sie immer und Trotzdem ausblenden blendet sie immer aus.
  • Der nächste Import überschreibt Name, Position und Abteilung einer importierten Person. Ändere sie in der HR-Anwendung. Das Foto und die Sichtbarkeit, die du in OfficeDash eingestellt hast, bleiben, wie sie sind.

Ist die HR-Anwendung nicht erreichbar, zeigt die Karte „Der Import hat nicht funktioniert. Prüfen Sie die Verbindung unter Integrationen und versuchen Sie es erneut.“ Prüfe die Verbindung unter Integrationen und drücke die Import-Schaltfläche noch einmal.

3. Mitarbeitende von Hand hinzufügen und bearbeiten

  1. Öffne Mitarbeitende und drücke Neue Person.
  2. Fülle Name aus. Das ist das einzige Pflichtfeld.
  3. Fülle bei Bedarf Position (optional) und Abteilung (optional) aus und wähle ein Foto (optional) (siehe Abschnitt 4).
  4. Drücke Person speichern, oder Abbrechen, um das Fenster ohne Speichern zu schließen.

Bei einer Person in der Liste:

  • Drücke Bearbeiten, um die Angaben zu ändern, und dann Änderungen speichern.
  • Drücke Ausblenden, um jemanden vom Fernseher fernzuhalten, ohne ihn zu löschen, und Einblenden, um ihn wieder zu zeigen.
  • Drücke Löschen, um jemanden endgültig zu entfernen. OfficeDash fragt „Diese Person löschen? Das lässt sich nicht rückgängig machen.“ Bestätige mit Ja, löschen oder drücke Abbrechen.

Um jemanden zu finden, tippe in Nach Namen suchen, oder wähle Alle, Sichtbar oder Ausgeblendet, um nur diese Mitarbeitenden zu sehen.

4. Fotos

Füge ein Foto mit Foto (optional) hinzu, wenn du eine Person anlegst, oder mit Foto ersetzen (optional), wenn du sie bearbeitest. Drücke Foto entfernen, um es zu entfernen.

  • Das Foto kann eine PNG-, JPEG- oder WebP-Datei sein, bis 2 MB groß und höchstens 4000 × 4000 Pixel.
  • OfficeDash entfernt den Standort und andere in der Datei gespeicherte Angaben.
  • Der Import ändert nie ein Foto, also bekommen auch importierte Mitarbeitende ihr Foto hier.

Das Foto erscheint auf dem Fernseher überall, wo diese Person auftaucht, zum Beispiel in den Widgets für Geburtstage und neue Kolleginnen und Kollegen.