Employés

La liste sur Employés est votre équipe dans OfficeDash. Vous ajoutez vos collègues une fois, à la main ou par un import depuis votre application RH, puis vous les retrouvez partout dans l’application et sur la télé du bureau.

1. À quoi sert la liste des employés

• Choisir des collègues : quand vous écrivez un kudo sur Kudos, attribuez une permanence sur Permanences ou créez une mise à l’honneur sur À l’honneur, vous choisissez le collègue dans cette liste.
• Les widgets de personnes sur la télé : les anniversaires, les anniversaires d’entrée, les absences et les nouveaux collègues viennent de l’application RH que vous avez connectée. La liste des employés décide comment chaque personne importée y apparaît : avec son nom et sa photo dans OfficeDash, ou pas du tout si elle est masquée. La liste n’a pas de champ pour la date d’anniversaire : les anniversaires viennent de l’application RH.
• Les employés masqués restent dans la liste, avec la mention Masqué, mais ne s’affichent jamais sur la télé.

Le titulaire du compte et les membres autorisés à modifier les employés voient les boutons pour ajouter, modifier, masquer et supprimer. Les autres membres peuvent seulement consulter la liste.

2. L’import quotidien depuis votre application RH

Si vous avez connecté sur Intégrations une application RH ou de planification avec un import des employés, par exemple HoorayHR, Shiftbase ou Simplicate, Employés affiche la carte Importer depuis votre application RH. Sans une telle connexion, la carte n’apparaît pas et vous ajoutez les employés à la main.

1. Appuyez sur le bouton d’import, par exemple « Importer depuis HoorayHR ». Après un instant, une ligne indique combien d’employés sont nouveaux, mis à jour et masqués.
2. Activez Synchroniser chaque jour pour que la liste reste à jour d’elle-même : une fois par jour, les nouveaux collègues sont ajoutés et les noms, intitulés de poste et services sont mis à jour. La carte indique quand la dernière synchronisation a eu lieu, ou quand elle a échoué.

Comment fonctionne l’import :

• Les employés sont associés par leur identifiant dans l’application RH : un import ne crée donc jamais de doublons. Les employés ajoutés à la main ne sont jamais modifiés.
• Une personne supprimée ou archivée dans l’application RH reçoit le badge « N’est plus dans HoorayHR » (avec le nom de votre application) et est masquée. Personne n’est supprimé.
• Chaque employé importé a une liste Visibilité à la place de Masquer et Afficher : « Suivre HoorayHR » (le choix par défaut) l’affiche ou le masque comme l’application RH, Afficher quand même l’affiche toujours et Masquer quand même le masque toujours.
• L’import suivant remplace le nom, le poste et le service d’un employé importé. Modifiez-les dans l’application RH. La photo et la visibilité choisies dans OfficeDash restent telles quelles.

Si l’application RH est injoignable, la carte affiche « L'import n'a pas fonctionné. Vérifiez la connexion dans Intégrations et réessayez. » Vérifiez la connexion sur Intégrations et appuyez de nouveau sur le bouton d’import.

3. Ajouter et modifier des employés à la main

1. Ouvrez Employés et appuyez sur Nouvel employé.
2. Remplissez Nom. C’est le seul champ obligatoire.
3. Si vous le souhaitez, remplissez Poste (facultatif) et Service (facultatif), et choisissez une Photo (facultatif) (voir la section 4).
4. Appuyez sur Enregistrer l’employé, ou sur Annuler pour fermer la fenêtre sans enregistrer.

Sur un employé de la liste :

• Appuyez sur Modifier pour changer ses informations, puis sur Enregistrer les modifications.
• Appuyez sur Masquer pour retirer quelqu’un de la télé sans le supprimer, et sur Afficher pour le montrer de nouveau.
• Appuyez sur Supprimer pour retirer quelqu’un définitivement. OfficeDash demande « Supprimer cet employé ? Cette action est définitive. » Confirmez avec Oui, supprimer ou appuyez sur Annuler.

Pour retrouver quelqu’un, tapez dans Rechercher par nom, ou choisissez Tous, Visibles ou Masqués pour ne voir que ces employés.

4. Photos

Ajoutez une photo avec Photo (facultatif) quand vous ajoutez un employé, ou avec Remplacer la photo (facultatif) quand vous le modifiez. Appuyez sur Supprimer la photo pour la retirer.

• La photo peut être un fichier PNG, JPEG ou WebP de 2 Mo au plus et de 4000 × 4000 pixels au maximum.
• OfficeDash supprime la localisation et les autres informations enregistrées dans le fichier.
• L’import ne change jamais une photo : les employés importés reçoivent donc aussi leur photo ici.

La photo s’affiche sur la télé partout où cet employé apparaît, par exemple dans les widgets des anniversaires et des nouveaux collègues.